Il GDPR impone un principio chiaro: i dati personali devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario alla finalita per cui sono stati raccolti. Ma nella pratica, "quanto tempo" dipende dal tipo di dato, dal settore e dalla finalita. Ecco le linee guida per la data retention nel contesto dei richiami.
Il Principio di Minimizzazione Temporale
L'Art. 5.1.e del GDPR dice: i dati devono essere conservati "per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalita per le quali sono trattati." Tradotto: quando il dato non serve piu, deve essere cancellato o anonimizzato.
Tempistiche Consigliate per Tipologia di Dato
Dati anagrafici del contatto (nome, telefono, email):
- Clienti attivi: per tutta la durata della relazione + 24 mesi dall'ultimo contatto
- Clienti inattivi (senza interazione da 24 mesi): anonimizzazione o cancellazione
- Lead non convertiti: 12 mesi dal primo contatto
Storico dei recall (data, canale, esito):
- Per clienti attivi: per tutta la durata della relazione
- Per clienti cancellati: anonimizzazione (mantieni il dato statistico, rimuovi l'identificazione)
Registrazioni telefoniche:
- Consenso documentato: 6 mesi dalla registrazione (salvo contenzioso)
- Formazione e qualita: 3 mesi
Dati di consenso (quando e come e stato raccolto):
- Per tutta la durata della relazione + 5 anni (per accountability e eventuali contestazioni)
Configurare la Data Retention in RecallAI
RecallAI permette di configurare le policy di retention per ogni tipo di dato:
- Cancellazione automatica dei contatti inattivi dopo X mesi
- Anonimizzazione automatica dei record storici
- Eliminazione delle registrazioni dopo il periodo configurato
- Report periodico dei dati in scadenza per revisione manuale
Best Practice
- Documenta la tua policy di retention nel registro dei trattamenti
- Rivedi la policy almeno una volta all'anno
- Automatizza la cancellazione/anonimizzazione per evitare dimenticanze
- Forma il team sulla policy: tutti devono sapere cosa si conserva e per quanto
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