Il CRM e lo strumento dove convergono tutti i dati dei clienti. Per questo, e anche il punto piu sensibile per la compliance GDPR. Un CRM non conforme espone l'azienda a rischi legali significativi, dalle sanzioni del Garante alle cause civili dei clienti. Vediamo come usare il CRM in modo conforme.
I Principi GDPR Applicati al CRM
Minimizzazione: raccogli nel CRM solo i dati necessari. Non serve il codice fiscale se non fai fatturazione. Non serve la data di nascita se non fai auguri di compleanno.
Accuratezza: i dati devono essere aggiornati. Un numero di telefono errato non e solo inefficiente: e anche un dato inaccurato che il GDPR richiede di correggere.
Limitazione della finalita: i dati raccolti per una finalita non possono essere usati per un'altra senza consenso. Se hai raccolto il telefono per la fatturazione, non puoi usarlo per il marketing.
Integrita e riservatezza: i dati nel CRM devono essere protetti da accessi non autorizzati, perdite e distruzione.
Accesso Basato sui Ruoli
Non tutti nel team devono vedere tutti i dati:
- Operatore recall: vede nome, telefono, ultimo servizio, note recall. Non vede dati finanziari
- Amministrazione: vede dati finanziari e contrattuali. Non necessita dello storico recall
- Manager: vede i KPI aggregati. Accede ai dettagli solo quando necessario
Gestione dei Dati nel CRM
- Import/Export: i file Excel con dati personali devono essere crittografati e cancellati dopo l'importazione
- Backup: anche i backup devono rispettare la data retention. Non conservare backup con dati che avresti dovuto cancellare
- Condivisione: non inviare mai elenchi clienti via email non crittografata
- Dismissione: quando cambi CRM, assicurati che i dati nel vecchio sistema vengano cancellati
Il CRM e il Sistema di Recall
Quando CRM e sistema di recall sono integrati (come con RecallAI), la compliance deve essere garantita in entrambi i sistemi e nel flusso di dati tra di essi:
- Il consenso raccolto nel CRM vale anche per il sistema di recall
- L'opt-out nel sistema di recall deve riflettersi nel CRM
- La cancellazione nel CRM deve propagarsi al sistema di recall
- I log delle comunicazioni devono essere accessibili da entrambi i sistemi
Audit e Verifica
Ogni 6 mesi, esegui un audit del tuo CRM:
- Quali dati sono presenti? Sono tutti necessari?
- Chi ha accesso? Gli accessi sono proporzionati al ruolo?
- La data retention e rispettata?
- I consensi sono documentati per tutti i contatti?
Usa il CRM in Modo Conforme
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