Quando il volume dei richiami cresce, un singolo operatore non basta piu. Gestire un team di recall richiede strumenti specifici: assegnazione dei contatti, permessi differenziati, monitoraggio centralizzato. In questa guida vediamo come configurare e gestire un team multi-utente con RecallAI.
Ruoli e Permessi
RecallAI supporta tre livelli di accesso:
Amministratore
Accesso completo a tutte le funzionalita: configurazione, import contatti, creazione regole, gestione utenti, reportistica, fatturazione. Tipicamente il titolare o il responsabile operativo.
Supervisore
Puo vedere le performance di tutti gli operatori, modificare le assegnazioni, creare campagne e accedere ai report. Non puo gestire la fatturazione o le impostazioni tecniche (API, webhook).
Operatore
Vede solo i contatti assegnati a lui, registra gli esiti delle chiamate, consulta i propri dati di performance. Non vede i dati degli altri operatori ne le impostazioni del sistema.
Assegnazione dei Contatti
RecallAI offre tre modalita di assegnazione:
Assegnazione automatica round-robin: i contatti vengono distribuiti equamente tra gli operatori disponibili. Ogni operatore riceve lo stesso numero di contatti. Ideale per team omogenei dove tutti hanno la stessa competenza.
Assegnazione per competenza: puoi assegnare determinati tipi di contatti a operatori specifici. Per esempio, i clienti VIP vanno all'operatore senior, i recall di routine al junior. Il Motore AI Proprietario RecallAI puo ottimizzare automaticamente le assegnazioni basandosi sui tassi di conversione storici di ogni operatore per ogni tipo di contatto.
Assegnazione manuale: il supervisore assegna manualmente i contatti. Utile per casi speciali o clienti che hanno un rapporto personale con un operatore specifico.
Configurare il Team
Passo 1: Aggiungi gli Utenti
Dalla sezione Impostazioni, poi Utenti, aggiungi ogni membro del team. Servono nome, email e ruolo. L'utente riceve un invito via email per attivare il suo account.
Passo 2: Imposta le Regole di Assegnazione
Scegli la modalita di assegnazione predefinita e, se necessario, crea regole specifiche per assegnare determinati segmenti a determinati operatori.
Passo 3: Configura gli Orari di Lavoro
Per ogni operatore, imposta gli orari di disponibilita. Il sistema non assegnera contatti a operatori fuori turno e ridistribuira automaticamente il carico.
Passo 4: Definisci gli Obiettivi
Imposta obiettivi giornalieri o settimanali per ogni operatore: numero minimo di chiamate, tasso di conversione target. La dashboard mostrera il progresso verso l'obiettivo in tempo reale.
Monitoraggio in Tempo Reale
Il supervisore ha accesso a una vista team che mostra in tempo reale:
- Chi e online e chi e offline
- Quante chiamate ha fatto ogni operatore oggi
- Il tasso di conversione corrente di ogni operatore
- La coda dei contatti rimanenti per ogni operatore
- Eventuali contatti "bloccati" (richiesta di supporto dall'operatore)
Best Practice per Team di Recall
- Briefing mattutino: 10 minuti per allineare il team sulle priorita del giorno, nuove campagne e obiettivi
- Rotazione dei segmenti: non assegnare sempre gli stessi tipi di contatti allo stesso operatore. La varieta mantiene la motivazione alta
- Peer learning: gli operatori con i risultati migliori condividono le loro tecniche con il team
- Feedback continuo: non aspettare la riunione mensile. Con i dati in tempo reale, puoi dare feedback immediato. Leggi la guida alle performance
- Scalabilita graduale: inizia con 2-3 operatori, ottimizza i processi, poi scala
Un team ben organizzato con gli strumenti giusti moltiplica i risultati. Scopri i piani team di RecallAI e inizia a costruire la tua squadra di recall.