Le regole di automazione sono il cuore di un sistema di recall efficace. Una regola ben configurata lavora per te 24 ore su 24, identificando i clienti giusti al momento giusto e avviando il processo di richiamo senza intervento manuale. In questa guida vediamo come creare regole potenti e flessibili con RecallAI.
Anatomia di una Regola di Recall
Ogni regola di automazione ha quattro componenti fondamentali:
1. Trigger (Quando Scatta)
Il trigger definisce la condizione che attiva la regola. I trigger piu comuni sono:
- Basato sul tempo: "sono passati X giorni/mesi dall'ultimo servizio"
- Basato su una data: "mancano X giorni alla scadenza del contratto"
- Basato su un evento: "il contatto e stato importato" o "l'ultimo recall non ha avuto risposta"
- Basato su un campo personalizzato: "il campo 'tipo_cliente' e uguale a 'premium'"
2. Filtro (Chi Coinvolge)
Il filtro restringe i contatti a cui la regola si applica. Puoi combinare piu condizioni:
- Categoria del contatto (cliente attivo, ex cliente, lead)
- Settore o tipo di servizio
- Canale preferito
- Storico delle risposte precedenti
- Qualsiasi campo personalizzato
3. Azione (Cosa Succede)
L'azione definisce cosa fare quando il trigger scatta e il filtro e soddisfatto:
- Inviare un SMS con testo personalizzato
- Inviare un messaggio WhatsApp
- Inviare un'email
- Aggiungere il contatto alla lista chiamate dell'operatore
- Aggiornare un campo del contatto (es. "stato_recall = in_corso")
- Avviare un workflow multi-step
4. Frequenza (Quanto Spesso)
La frequenza determina quanto spesso la regola viene valutata e quante volte puo attivarsi per lo stesso contatto:
- Una sola volta per contatto
- Ogni X giorni finche il contatto non risponde
- Ogni volta che la condizione e soddisfatta (per regole ricorrenti)
5 Regole Essenziali per Iniziare
Regola 1: Recall Periodico Base
Trigger: ultimo servizio piu di 5 mesi fa. Filtro: tutti i clienti attivi. Azione: invia SMS di richiamo. Frequenza: una volta, poi escalation dopo 7 giorni.
Regola 2: Follow-Up Non Risposta
Trigger: SMS di recall inviato 3 giorni fa senza risposta. Filtro: contatti con numero WhatsApp attivo. Azione: invia messaggio WhatsApp. Frequenza: una volta.
Regola 3: Escalation a Telefonata
Trigger: nessuna risposta a SMS e WhatsApp dopo 7 giorni. Filtro: contatti con valore potenziale alto. Azione: aggiungi alla lista chiamate prioritarie. Frequenza: una volta.
Regola 4: Promemoria Pre-Appuntamento
Trigger: appuntamento fissato tra 24 ore. Filtro: tutti. Azione: invia SMS di promemoria con data, ora e indirizzo. Frequenza: una volta per appuntamento.
Regola 5: Riattivazione Clienti Dormienti
Trigger: ultimo servizio piu di 12 mesi fa. Filtro: clienti che in passato hanno usufruito di almeno 3 servizi. Azione: invia messaggio con offerta speciale di riattivazione. Frequenza: una volta.
Regole Avanzate con il Motore AI
Il Motore AI Proprietario RecallAI aggiunge un livello di intelligenza alle regole base. Quando attivi l'ottimizzazione AI, il sistema:
- Sceglie l'orario ottimale: analizza quando ogni specifico contatto e piu probabile che risponda, basandosi sullo storico
- Seleziona il canale migliore: se un contatto risponde sempre su WhatsApp ma mai agli SMS, l'AI salta direttamente a WhatsApp
- Personalizza il messaggio: adatta il tono e il contenuto in base al profilo del contatto
- Predice la probabilita di conversione: prioritizza i contatti con la probabilita piu alta, ottimizzando il tempo degli operatori
Errori da Evitare
- Troppi recall allo stesso contatto: non superare 3 tentativi per ciclo di recall. Oltre diventa fastidioso
- Regole che si sovrappongono: verifica che due regole diverse non contattino lo stesso cliente per lo stesso motivo nello stesso periodo
- Messaggi generici: "Gentile cliente, e ora del controllo" non funziona. Personalizza sempre
- Ignorare gli opt-out: se un cliente chiede di non essere contattato, rispetta la richiesta immediatamente. RecallAI gestisce gli opt-out automaticamente
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