Hai scelto RecallAI per automatizzare i richiami della tua attivita. Ottima decisione. Ora, quanto tempo serve per essere operativi? Meno di 10 minuti. In questa guida ti accompagniamo passo passo nel setup iniziale, dal primo accesso al primo recall inviato.
Minuto 0-2: Creazione Account e Accesso
Step 1: Registrazione
Vai su callcenterecall.it e clicca su "Inizia Gratis". Inserisci email aziendale, nome dell'attivita e settore. Riceverai un'email di conferma.
Step 2: Primo Accesso
Clicca sul link nell'email e accedi alla dashboard. Il sistema ti guidera con un wizard di configurazione iniziale.
Step 3: Profilo Attivita
Compila i dati della tua attivita: nome, indirizzo, telefono, logo. Questi dati verranno usati come mittente nei recall. Tempo stimato: 1 minuto.
Minuto 2-5: Importazione Contatti
Step 4: Preparazione del File
Hai bisogno di un file con i tuoi contatti. Formati accettati: CSV, Excel (xlsx), export diretto dal tuo gestionale. I campi minimi sono: nome, cognome, telefono o email, data ultimo servizio.
Step 5: Upload
Trascina il file nella sezione "Importa Contatti". Il Motore AI Proprietario RecallAI riconosce automaticamente i campi (nome, telefono, email, data) e li mappa correttamente. Se qualcosa non torna, puoi correggere manualmente la mappatura.
Step 6: Pulizia Automatica
Il sistema esegue automaticamente: rimozione duplicati, validazione numeri di telefono, normalizzazione dei formati. Vedrai un riepilogo con il numero di contatti validi importati.
Se usi un gestionale supportato (AlfaDocs, TeamSystem, etc.), puoi saltare l'upload manuale e configurare l'integrazione diretta che sincronizza i dati automaticamente.
Minuto 5-7: Configurazione Regole di Recall
Step 7: Scegli il Template di Settore
RecallAI offre template preconfigurati per i settori piu comuni: odontoiatria, estetica, fisioterapia, studi professionali, automotive, veterinaria. Scegli il tuo e il sistema caricher a automaticamente le regole di recall standard per il tuo settore.
Step 8: Personalizza le Regole
Modifica le regole se necessario:
- Frequenza di recall: ogni quanto richiamare (es. ogni 6 mesi per igiene dentale, ogni 12 per controllo annuale)
- Anticipo: quanti giorni prima della scadenza inviare il recall (es. 14 giorni)
- Canali: quali canali usare e in quale ordine (es. WhatsApp, poi SMS, poi telefono)
- Fasce orarie: quando inviare i recall (es. 9:00-12:00 e 15:00-18:00)
Step 9: Configura i Messaggi
Il sistema propone messaggi predefiniti che puoi personalizzare. Modifica il testo per adattarlo al tono della tua attivita. Le variabili dinamiche (nome cliente, ultimo servizio, data) vengono inserite automaticamente.
Minuto 7-9: Test e Verifica
Step 10: Recall di Prova
Invia un recall di prova al tuo numero di telefono personale. Verifica che il messaggio arrivi correttamente, che il testo sia giusto, che i link funzionino e che il mittente sia riconoscibile.
Step 11: Verifica la Dashboard
Controlla che la dashboard mostri correttamente i contatti importati, le regole configurate e il recall di prova inviato. Familiarizza con le sezioni principali: contatti, campagne, report.
Minuto 9-10: Lancio
Step 12: Attiva i Recall
Premi "Attiva". Il Motore AI Proprietario RecallAI analizzera immediatamente il tuo database, identifichera i clienti da richiamare e iniziera a inviare i recall secondo le regole configurate.
Nei primi minuti vedrai i primi recall partire. Nelle prime ore, i primi risultati (aperture, risposte, prenotazioni) appariranno nella dashboard in tempo reale.
Dopo il Lancio: Cosa Aspettarsi
- Prime 24 ore: i recall raggiungono i clienti piu urgenti (quelli con scadenze superate). Aspettati le prime risposte e prenotazioni
- Prima settimana: il sistema ha contattato tutti i clienti target del primo ciclo. Puoi vedere i primi dati di conversione nella dashboard
- Primo mese: il Motore AI ha appreso le preferenze dei tuoi clienti (canale, orario, tipo di messaggio) e ottimizza automaticamente i recall successivi
- Dopo 3 mesi: hai dati sufficienti per un'analisi completa del ROI e per ottimizzare regole e messaggi
Serve Aiuto?
Il team RecallAI offre supporto durante il setup. Se preferisci un'assistenza guidata, puoi prenotare una sessione di onboarding con un nostro specialista che ti accompagnera in ogni fase. Consulta la pagina come funziona per i dettagli e scegli il piano piu adatto alla tua attivita.