Se non misuri, non migliori. Un report settimanale sui recall e lo strumento che permette al tuo team di capire cosa funziona, cosa no e dove concentrare gli sforzi. Ma un report utile non e un foglio pieno di numeri: e un documento sintetico che risponde a 3 domande: dove siamo, dove dovremmo essere e cosa facciamo per arrivarci.
In questo articolo trovi un template completo di report settimanale, con le metriche essenziali e le istruzioni per compilarlo.
Struttura del Report Settimanale
Il report e diviso in 4 sezioni. Compilalo ogni venerdi pomeriggio e condividilo con il team il lunedi mattina.
Sezione 1: Riepilogo della Settimana (Vista d'Insieme)
Un blocco sintetico con i numeri principali:
- Recall inviati: quanti richiami sono partiti questa settimana (totale e per canale)
- Tasso di contatto: percentuale di clienti effettivamente raggiunti
- Tasso di conversione: percentuale di clienti che hanno prenotato/acquistato
- Appuntamenti generati: numero assoluto di prenotazioni ottenute
- Fatturato stimato: appuntamenti x valore medio per appuntamento
- Confronto settimana precedente: trend in crescita, stabile o in calo per ogni metrica
Esempio compilato:
- Recall inviati: 142 (85 WhatsApp, 35 SMS, 22 telefonate)
- Tasso di contatto: 88%
- Tasso di conversione: 34%
- Appuntamenti generati: 48
- Fatturato stimato: 7.200 EUR
- Trend: conversione +3% vs settimana precedente
Sezione 2: Dettaglio per Segmento
Scomponi i risultati per segmento di clientela:
- Segmento 1 (es. igiene dentale): recall inviati, conversione, appuntamenti
- Segmento 2 (es. ortodonzia): recall inviati, conversione, appuntamenti
- Segmento 3 (es. riattivazione dormienti): recall inviati, conversione, appuntamenti
Questo dettaglio rivela quali segmenti performano bene e quali hanno bisogno di attenzione. Se l'igiene converte al 40% ma la riattivazione dormienti solo al 8%, sai dove concentrare l'ottimizzazione.
Sezione 3: Dettaglio per Canale
Analizza la performance di ogni canale:
- WhatsApp: inviati, tasso apertura, tasso risposta, conversione, costo per conversione
- SMS: stessi dati
- Telefonate: effettuate, risposte, conversione, tempo medio per chiamata
- Email: inviate, tasso apertura, click, conversione
Se WhatsApp converte al 35% con costo per conversione di 0,80 EUR e le telefonate al 42% con costo di 4,50 EUR, puoi decidere come allocare le risorse.
Sezione 4: Azioni per la Settimana Successiva
Basandoti sui dati, definisci 2-3 azioni concrete:
- Esempio: "Il segmento riattivazione ha conversione bassa. Azione: testare un nuovo messaggio con incentivo del 10% per la prossima settimana."
- Esempio: "Le telefonate pomeridiane convertono il 50% in piu di quelle mattutine. Azione: spostare il 70% delle chiamate nella fascia 16-18."
- Esempio: "L'SMS ha un tasso di risposta in calo. Azione: sostituire l'SMS con WhatsApp nel workflow del segmento A."
Come Automatizzare il Report
Compilare il report manualmente ogni settimana richiede tempo. Il sistema RecallAI genera automaticamente il report settimanale con tutte le metriche pre-compilate. Il Motore AI Proprietario RecallAI aggiunge anche suggerimenti automatici per le azioni della settimana successiva, basati sull'analisi dei trend.
Il report viene inviato via email al responsabile ogni venerdi, pronto per la condivisione con il team il lunedi.
Errori da Evitare nei Report
- Troppi dati: un report con 50 metriche non viene letto. 5-8 metriche chiave sono sufficienti
- Solo numeri, nessuna analisi: i numeri senza contesto non servono. Aggiungi sempre il "perche" e il "cosa facciamo"
- Nessun confronto: un numero isolato non dice nulla. Confronta sempre con la settimana precedente e con l'obiettivo
- Report senza azioni: se il report non genera azioni concrete, e solo burocrazia. Ogni report deve portare a decisioni
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