L'importazione dei contatti e il primo passo per iniziare a usare un sistema di recall. Il formato CSV (Comma Separated Values) e lo standard universale per trasferire dati tra sistemi diversi. In questa guida completa vediamo come preparare, caricare e verificare i tuoi contatti in RecallAI.
Preparare il File CSV: Le Basi
Un file CSV e un semplice file di testo dove ogni riga rappresenta un contatto e le colonne sono separate da un carattere (virgola, punto e virgola o tabulazione). La maggior parte dei gestionali e dei fogli di calcolo permette di esportare in CSV.
Colonne Obbligatorie
- Nome: il nome del contatto (o nome e cognome in un'unica colonna)
- Telefono: il numero di telefono principale. Accettiamo formati italiani con o senza prefisso internazionale (+39)
Colonne Consigliate
- Cognome: se separato dal nome
- Email: per i recall via email
- Data ultimo servizio: fondamentale per le regole di recall basate su scadenze
- Tipo servizio: per personalizzare il messaggio di recall
- Note: informazioni aggiuntive utili per l'operatore
Colonne Personalizzate
RecallAI supporta un numero illimitato di colonne personalizzate. Puoi importare qualsiasi dato rilevante per la tua attivita: codice cliente, gruppo/categoria, sede di riferimento, preferenze di contatto, e cosi via. Scopri come personalizzare i campi per il tuo settore.
Esportare da Excel
Se i tuoi contatti sono in un foglio Excel:
- Apri il file in Excel o LibreOffice Calc
- Verifica che la prima riga contenga le intestazioni delle colonne
- Vai su File, Salva con nome
- Scegli il formato "CSV (delimitato dal separatore di elenco)" o "CSV UTF-8"
- Salva e chiudi
Attenzione alla codifica: se i nomi dei tuoi contatti contengono caratteri accentati (molto comune in italiano), assicurati di salvare in UTF-8. Questo evita che "Nicolo" diventi "Nicolò" o altri caratteri illeggibili.
Esportare dal Tuo Gestionale
La maggior parte dei gestionali ha una funzione di esportazione contatti. Cerca nelle impostazioni o nella sezione anagrafica una voce come "Esporta", "Export", "Scarica lista" o simile. Se il gestionale non supporta CSV ma solo Excel (.xlsx), aprilo in Excel e ri-salvalo come CSV.
Per i gestionali piu diffusi, RecallAI offre integrazioni dirette che eliminano completamente la necessita di esportare e importare manualmente.
Caricare il CSV in RecallAI
Una volta pronto il file:
1. Accedi a RecallAI e vai nella sezione Contatti, poi Import
2. Trascina il file CSV nell'area di caricamento o clicca per selezionarlo
3. Il sistema analizza automaticamente il file e propone il mapping delle colonne
4. Verifica che ogni colonna del CSV sia associata al campo corretto in RecallAI
5. Clicca su "Importa" e attendi il completamento
Gestione dei Duplicati
RecallAI gestisce i duplicati in modo intelligente. Quando importi un contatto con un numero di telefono gia presente nel sistema, hai tre opzioni:
- Ignora: il contatto esistente viene mantenuto, il duplicato viene scartato
- Aggiorna: i dati del contatto esistente vengono aggiornati con quelli del CSV (utile per aggiornare date di ultimo servizio)
- Crea comunque: viene creato un nuovo contatto (sconsigliato nella maggior parte dei casi)
Validazione dei Numeri di Telefono
Il sistema valida automaticamente ogni numero di telefono importato:
- Verifica il formato (lunghezza, prefisso)
- Normalizza il formato (aggiunge +39 se mancante, rimuove spazi e trattini)
- Identifica numeri fissi vs mobili
- Segnala numeri potenzialmente non validi
Dopo l'Import: Verifica e Prossimi Passi
Dopo l'importazione, controlla il riepilogo: quanti contatti importati, quanti aggiornati, quanti scartati e perche. Se tutto e in ordine, puoi iniziare subito a creare regole di recall per i tuoi contatti appena importati. Segui il tutorial per configurare i primi recall automatici.